В таких випадках особи, що звертаються до судів, повинні довести ті обставини, на які посилаються як на обґрунтування (підстави) своїх позовних вимог. Тобто, має подати суду належні докази.
Загалом під доказами в цивільному та адміністративному судочинстві розуміються будь-які фактичні дані, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин, що обґрунтовують вимоги і заперечення осіб, які беруть участь у справі, та інші обставини, що мають значення для правильного вирішення справи. Такі дані встановлюються судом на підставі пояснень сторін, третіх осіб та їхніх представників, показань свідків, письмових і речових доказів, висновків експертів.
Виходячи з того, що доказами є будь-які фактичні дані, що мають значення для правильного вирішення справи, то на практиці трапляються випадки подання до суду такого офіційного письмового доказу як заяви про дачу пояснень особою (яка інколи може викладатись як письмове пояснення по справі), підпис на якій нотаріально засвідчений. Подання суду такого документа є необхідним у таких випадках, коли особа, якій відомі певні обставини, важливі для правильного вирішення справи, не може з певних причин (зайнятість тощо) прибути на засідання. Тоді вона письмово викладає відомі їй обставини та звертається до нотаріуса, щоб той посвідчив підпис. Але не завжди нотаріуси, особливо державні, погоджуються це робити. У таких ситуаціях письмових відмов громадянам вони не надають, однак усно пояснюють, що права засвідчувати нотаріуси не мають.
Однак такі мотивування є необґрунтованими, оскільки згідно зі статтею 78 Закону України „Про нотаріат” та пунктом 260 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, передбачено, що нотаріуси засвідчують справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить законові і які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини. При цьому, нотаріус, засвідчуючи справжність підпису, не посвідчує факти, викладені у документі, а лише підтверджує, що підпис зроблено певною особою. Тож у разі, якщо нотаріус відмовився посвідчити Вам підпис на такому документі, Ви маєте вимагати від нього надання письмової обґрунтованої відмови.
Варто пам’ятати, що відповідно до пункту 262 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України нотаріус не може засвідчити справжність підпису фізичної особи на документі, в якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить лише відповідному державному органові (час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо). Справжність підпису на такому документі може бути засвідчена у випадку, якщо документ призначений для подання до компетентних органів іншої держави.